Como se Organizar com GTD

Por que Organizar é Fundamental?

Sem um bom sistema de organização, o GTD se torna apenas mais uma lista de tarefas. A organização certa transforma informações caóticas em ações claras e executáveis.

O objetivo da organização GTD:

• Colocar cada coisa em seu lugar apropriado
• Criar listas que façam sentido para sua vida
• Permitir acesso rápido ao que importa agora
• Manter o sistema sustentável a longo prazo

As 4 Listas Essenciais do GTD

1. 📥 Inbox (Caixa de Entrada)

Função: Ponto de entrada para tudo o que captura

• Conteúdo: Tudo o que você captura antes de processar
• Regra: Mantenha vazia! Processe diariamente
• Como usar: Capture primeiro, organize depois

2. ⏭️ Próximas Ações (Next Actions)

Função: Passos concretos e imediatos que você pode executar

• Conteúdo: Ações físicas, específicas e executáveis
• Critérios: ≤ 2 minutos para começar, totalmente sob seu controle
• Exemplos:
  • ❌ "Resolver problema financeiro"
  • ✅ "Abrir planilha e verificar saldo conta corrente"

3. 🎯 Projetos (Projects)

Função: Resultados desejados que requerem múltiplas ações

• Conteúdo: Metas específicas que precisam de planejamento
• Critérios: Requer 2+ ações para conclusão
• Exemplos:
  • "Lançar novo produto"
  • "Organizar casamento"
  • "Concluir relatório trimestral"

4. ⏳ Aguardando (Waiting For)

Função: Itens delegados para terceiros

• Conteúdo: Ações que dependem de outras pessoas
• Informações: Quem, o quê, quando solicitado, prazo esperado
• Exemplos:
  • "João - resposta sobre orçamento (solicitado 15/12)"
  • "Fornecedor - entrega equipamento (previsto 20/12)"

Contextos: Onde e Quando Fazer

Contextos são a chave para execução inteligente. Eles agrupam ações por localização, ferramentas ou estado mental necessário.

Contextos Essenciais

Contextos Avançados

Como Criar Contextos Personalizados

1. Identifique padrões: Observe onde você executa tarefas
2. Seja específico: "@escritório" é melhor que "@trabalho"
3. Limite a 7-10 contextos: Muitos contextos complicam a escolha
4. Revise periodicamente: Adapte conforme sua rotina muda

Áreas de Foco: Visão de Longo Prazo

Áreas de foco organizam sua vida em responsabilidades maiores que transcendem projetos individuais.

Áreas Essenciais

Como Usar Áreas de Foco

1. Liste 7-10 áreas principais da sua vida
2. Associe projetos a áreas específicas
3. Revise trimestralmente para ajustar prioridades
4. Use para planejamento estratégico

Sistema de Arquivos: Referências e Algum Dia

📚 Referência (Reference)

Informações para consulta futura

• O que vai: Receitas, instruções, artigos salvos
• Como organizar: Por tópicos ou projetos relacionados
• Dica: Use tags ou pastas para fácil localização

🌅 Algum Dia/Talvez (Someday/Maybe)

Ideias interessantes para o futuro

• O que vai: "Aprender francês", "Viajar para Europa"
• Critérios: Não urgentes, mas interessantes
• Revisão: Trimestral ou quando tiver energia sobrando

🗑️ Lixeira (Trash)

Itens que não têm mais valor

• O que vai: Itens ultrapassados, irrelevantes
• Regra: Delete sem culpa - manter é pior que perder
• Dica: Se duvidar, guarde por uma semana e revise

Calendário e Agendamento

Eventos Fixos (Hard Landscape)

• Compromissos inegociáveis
• Reuniões marcadas
• Consultas médicas
• Voos e viagens

Eventos Flexíveis (Soft Landscape)

• Atividades importantes mas ajustáveis
• Exercícios físicos
• Tempo para projetos criativos
• Revisões regulares

Lembretes (Tickler)

• Datas específicas para revisar
• "Revisar seguro do carro (próximo mês)"
• "Ligar para João no aniversário dele"

Revisão: Mantendo o Sistema Vivo

Revisão Diária (10 minutos)

• Próximas ações por contexto
• Calendário para hoje e amanhã
• Aguardando - verificar se algo venceu
• Inbox - processar novos itens

Revisão Semanal (30-60 minutos)

• Limpar listas antigas
• Revisar projetos - atualizar status
• Verificar aguardando - acompanhar delegações
• Planejar semana - escolher focos
• Revisar calendário - próximos 7 dias

Revisão Mensal (15 minutos)

• Áreas de foco - ajustar prioridades
• Algum dia - oportunidades perdidas?
• Hábitos - o que está funcionando?

Estruturas de Organização Personalizadas

Por Papéis/Responsabilidades

• Pai/Mãe: Atividades relacionadas aos filhos
• Profissional: Carreira e desenvolvimento
• Voluntário: Atividades comunitárias

Por Energia/Tempo

• Sprints curtos: Ações de 5-15 minutos
• Sprints longos: Ações de 1-2 horas
• Energia alta: Tarefas criativas
• Energia baixa: Tarefas administrativas

Por Localização

• Escritório: Computador e reuniões
• Casa: Tarefas domésticas
• Carro: Audiobooks, podcasts
• Esteira: Exercícios leves

Ferramentas de Organização

Digital (App GTD)

• Listas inteligentes que se atualizam automaticamente
• Contextos integrados com filtros visuais
• Projetos estruturados com próximas ações
• Revisões guiadas passo a passo

Analógico (Papel/Caneta)

• Planner semanal para visão geral
• Cartões de ação para tarefas visuais
• Calendário mensal para planejamento
• Cadernos por contexto para organização física

Híbrido

• Digital para captura (rápido e sempre disponível)
• Analógico para planejamento (melhor para visão criativa)
• Digital para execução (rastreamento automático)

Dicas para Organização Sustentável

Problemas Comuns e Soluções

"Minhas listas ficam muito grandes"

• Solução: Use mais contextos específicos
• Alternativa: Agrupe ações similares em projetos
• Prevenção: Seja específico nas próximas ações

"Não sei qual contexto usar"

• Solução: Crie um contexto "@qualquer" para ações flexíveis
• Dica: Pense "onde eu faria isso naturalmente?"

"Meus projetos não avançam"

• Solução: Garanta que cada projeto tenha uma próxima ação clara
• Revisão: Verifique projetos semanalmente

"Perco tempo decidindo o que fazer"

• Solução: Use o critério "contexto + energia + tempo disponível"
• Sistema: Configure rotinas para momentos específicos do dia

Agora que você sabe como se organizar, vamos para o uso prático do app e todas as suas funcionalidades.